EnableDoc文档管理系统

简述
　　不论从何种情形出发，文档对于管理工作的重要性都是不言而喻的，因为它是绝大多数的社会组织计划、决策、指挥、控制与协调工作的主要手段和方式，是联系上下与沟通左右的桥梁和纽带，在组织中的各项管理活动中发挥着不可替代的效用。正因为如此，几乎所有的组织内部都积累了数量庞大的各类文档数据，它们可能是通过微软Office办公套件产生的Word文档、Excel表格或者PowerPoint简报，也有可能是为记录某个特定时间或事件的照片或视频剪辑，或者为某种特别目标而存在的txt纯文本、html富文本和pdf印刷文本，这些文档数据的存在构建了组织中非常重要的智力资产。也正是由于这些智力资产的存在，才使得整个管理活动有血有肉，从而让管理实践变得内涵丰富和多姿多彩。
　　不管我们是否承认，信息化变革的今天，文档作为管理活动的重要载体这一效用变得更加无法替代。正由于此，如何对长年日积月累形成的文档数据行以有效的管理手段，通过这样的手段，使得文档不仅更便于整理和归类，更为重要的，能够发挥更大效能的是，文档要更易于检索和查找。而这样的检索查找，自然要有别于传统的Windows基于文件名的方法，基于文档内容的全文检索才是终极的解决方案。也只有通过快速高效地在海量的文档数据中查找到所需要的，方才能真正做到对于原有历史文档的重新利用，才有可能使得这些原储存在员工个人头脑中的智力火花聚集成组织内部可传输和传承的智力资产。
　我们知道这是一个挑战性的课题，因为文档的储存格式不仅庞杂，更甚至有些文档格式编码并不开放，所以自2010年12月开始，沈阳科维能动信息技术有限公司基于领先知识管理理念的EnableDoc文档管理系统，攻克文档管理技术的重重挑战，终成为可供部署的完善文档管理解决方案。通过EnableDoc提供的技术支撑平台，将为组织中参与管理活动的个人、团队、部门以及外部协作单位提供海量文档资料的集中安全储存空间，用以帮助他们解决文档的储存、安全控制、检索查找、在线查看、协作编写以及发布控制等多种文档管理难题。
传统的文档管理面临什么样的挑战
　　我们都知道，一个新的技术方案的产生，一定是传统的旧的解决方法出现了重大的不可调和的挑战。这样的挑战一定会给我们带来工作效率的降低，时间和人力成本的剧增，并且也一定无法在传统的解决方案中寻找到改善和提升的途径。这就需要我们跳出原有的框架约束，做出革命性的变革和创新，也只有通过这样的路径，方能寻找到终极的妥当的打开问题之门的钥匙。普遍的事物是如此，对于文档管理这一具体事宜，也便是如此。
　　从这样的视角出发，如果我们需要阐述什么是新的创新性的对于文档管理的解决方法，那么我们首先就应该厘清与之对应的传统的解决思路存在什么样的问题，只有论述清楚这些问题可能带来的困境，我们才能明白为什么我们需要解决它，在解决这些问题的路途上诞生的其他改善型的解决方案为什么无法满足当前需求。也只有这样，我们方能知道花费不菲的时间和金钱成本，改变人员原有的工作节奏和习惯，付出了这样的成本和代价部署这样新的解决手段，为什么仍然是物超所值并且值得我们义无反顾。
　　那么，我们就从传统的文档管理面临什么样的挑战开始吧：

挑战一：集中文档储存
　　我们都清楚，文档的最终形成一定是员工个人的脑力劳动成果，自然组织内部的绝大多数文档都是储存在员工个人的电脑中。这样的分散文档存储方式，首先知识在组织内部的分享和传播将变得极为困难，员工将无从知晓从何处能查找到所需要的文档，即便明确知道文档的所有者，也无法防止该员工出差和请假的情形发生；其次分散存储在员工电脑中的文档丢失概率也是相当高的，由于员工笔记本遗矢，机器损坏或者员工离职，交接遗漏等多种情形均有可能造成重要文档的永远无法找回。

挑战二：海量文档存储
　　随着磁盘空间的不断增长，电脑中可存储的文档数量和容量都很庞大，并且文档类型、格式以及用途也各不相同，庞大的文档量，只能按照目录或子目录的结构来对文件进行归类整理，这样粗放的文档管理方式，对于海量的文档数目是致命的，因为即便浏览一遍文档的标题也需要花费大量的时间。

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