榕树软件外贸业务管理系统

a)具体时间点事前与事后的提醒。（例如：报价日期、船期、应收款日期、应付款日期等）

b)审核通知。

c)单据修改情况（例如：销售合同、采购合同）。

d)自己以及其他人员。

因此，很好地避免延误与错失所带来的风险。

客户需求

一、询价及报价：

客人询价
 
整理及翻译询价
 
发给工厂报价
 
催工厂报价
 
报价给客人
 
询价及报价归档
 
技术要求、疑问咨询客人（或工厂）,并要求客户（或工厂）回复、图样确认
 
注意点：

A、处理询价时须捉住一个中心：报价须及时，一般为三天内回客人; 超过三天者, 须报业务经理备案并说明原因，请示处理意见。

报价处理原则: 1. 常规产品按价目表, 若没有价目表,请工厂报价,并按公司规定报价公式: 工厂价/8.9/0.8结合市场浮动(不超过5%)报价

2. 特殊产品或数量大的询价, 须请示报价幅度

3.对外报价须有经手人及核对人签字

4.报价单采用公司统一要求格式

B、 客户传真件由业务助理(叶文强)统一登记询价号,经苏经理阅后分配给相应业务员

C.、邮件统一由苏经理收件、阅后,文件转给相应业务员,由业务员自行登记询价号后按询价流程处理。

D、客人询价或技术要求不清或工厂反馈须相关要求时,跟客人了解及确认再行询价、报价;

E.、询价及报价文件须归档，时间为每个月归档一次，附有文件登记索引表,可按客人或其他可行方式整理，须有电脑记录。

F、付款条件

G、产品报价有效期，目前暂定为60天

H、每个报价单需要标出产品总数量及总金额

I、碰到特殊产品或产品超过一定数量（总价超过$40000）的询价要求，须特别请示苏经理或总经理

二、订单处理

收到客人订单
 
下单给工厂
 
工厂订单签回
 
订单回签客人
 
订单数据统计
 
价格问题及技术问题反馈给客人
 

注意点：

        A、收到客人订单须统计总金额、总数量；确定商品、规格、数量、技术要求、付款条件、交货期、检验方式等各方面要求。

        B、下单给工厂：1、若客人价格是近期已询价，可综合比较工厂间报价及考核质量交货期等问题后，择优下单，但厂商须为公司在册的合格供应商（附表）

严格按公司下单及核对订单要求文件，见附件
 
2、客人未询价或采用价目表价格，须先向工厂询价再下单

3、一般在正式下单前，须请工厂再做优惠。总额人民币15万元以上或单项产品价格在$25000以上的订单，下单前要请示苏经理或总经理签字确认。

4、对于交货期(比如有罚金等)需特别注意并明显标识！！！

5、给工厂的订单做好须先提交苏经理或小黄核对（今后增加人选）

6、订单核对后，由相关业务员提交给沈总签字、盖章

7、沈总签字盖章后，统一交给小刘传给工厂

C、从客人下单至订单回签给出客人的时间，不超过7天。

D、若订单产品的技术要求相对复杂或不明确时，须出图供客人确认；或要求客人提供相关技

术资料与工厂确认。

E、及时催款、收货款或L/C正本，并核对修改L/C条款（对公司不利的）， 客人付款条件须先报总经理确认批准。

F、工厂订单签回工作，现由小刘催促工厂，相关业务员协助，须特别注意工厂订单三天内必须签回。

G、若工厂对订单有修改，由小刘交由胡总或沈总审核。审核后， 由沈总统一指示对订单的

最终处理。

H、相关业务员应注意询问小刘工厂订单是否及时签回，并及时将订单回签确认给客人。

I、 对于每个订单，相关业务员须做好数据统计工作（包括客人、订单号，金额、交货期等），

并报给苏经理登记。

J、执行中途订单要求有变更的，相关业务员应注意及时更新资料或重新制作订单， 并及时通

知工厂变更、确认、签回。

K、根据订单要求跟踪生产进度，及时与船务部、质检部联系，发现问题立即解决。

L、按时出货、及时收款，保质保量完成每个订单。

M、定期询问客户对产品的反馈，对本公司的服务满意度等情况，发现问题定期反映，并在业务部会议上讨论解决方法。（业务部后续会议讨论并设计出合理的表格或文字范本以便

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