LinkWorks协同工作平台-文档管理中心

文档管理

在企业日常办公中，工作人员所接触的大量信息来自于各种文档，通常文档信息的增加和访问是以指数形式增长的。在人工管理的方式下，想要有效地管理这些越来越多的文档，即使是专门训练的文档管理人员，也越来越感到难以胜任，而且查阅文档的效率很低，信息不全面。因此，对于工作中涉及的文档资料信息进行有效组织与管理变得越来越重要。一个优秀的文档管理系统可以大大提高信息传递速度，提高企业的运转效率。
　　MrDocument是构架在LinkWorks平台上的基于流程控制的文档管理系统，为企业文档流转和文档管理提供有效的管理。梦龙文档管理系统由三大功能模块组成：公文流转、文档管理和系统维护。
 基于流程的公文流转系统
 
　　公文流转提供了在计算机网络上进行收发文的功能。梦龙文档管理系统采用梦龙公司自主开发的公文流定制技术和即时通讯技术，并结合相关国家标准，把公文流转系统分为流程设计，发文管理和收文管理三个模块，分别对应办公过程中的流程定制，发文办公和收文办公，以满足企事业单位现代办公的需要。
　　根据流程设计定制的流程，文档可以按照设定的步骤在企业各部门、各人员之间流转，以达到文档生命周期的拟稿、审核、审批、会签、分发等环节，并在流转结束后归档，以满足将来查阅的需要。
　　公文流转系统具有以下特点：
　　☆ 利用文档模版快速进行拟稿：只需在文档模板中增加相关的文档，就可以在新建发文时引入该模板。
　　☆ 文档的网络传输功能：文档在处理人处理后统一保存在服务器上，有权限的人员可以根据需要快速查看最新的处理文档。
　　☆ 文件到达等即时通知功能：当有新文档需要您的处理时，系统会自动通过梦龙即时通给您发送提醒消息。
　　☆ 办公流程的定制功能及流程查看：用户可以随心所欲按照自己的办公过程定制需要的流程。在公文流转过程中，处理人还可以查看当前正在流转的流程图。
　　☆ 办公文档的审批及办理功能：文档的处理人可以在外部对文档填写各种意见、审批、签字等功能。
　　☆ 文档分发功能：在分发节点，可以根据需要把文档同时分发给选定的人员。
　　☆ 丰富的公文处理工具：如果您安装的编辑软件Word2000以上的版本，则可以在其编辑环境下，使用梦龙公文流转工具栏进行更加方便的公文处理，如加套红头、用印等操作，并能保留文档编辑人的修改痕迹。
　　☆ 督办功能：具有流程监督的人员可以监督整个文档的流转过程，并能根据需要对正在流转的文档更改处理人或处理节点，还可以强制终止文档的流转。
　　☆ 文档归档功能：流转结束后，可以把文档归档到指定的文件夹中，以供查阅。
 文档管理
 
　　企业公文日积月累，再加上种类繁多，不易查找。公文管理系统可以由公文管理员建好公文分类树，按各种不同的分类将公文归档。在归档的同时，还可以设置公文的各种属性，如作者、关键词、摘要等，利于以后的检索和利用。公文浏览使您可以根据公文的分类树，逐级找到感兴趣的公文。
　　文档管理模块提供了强大的检索功能，您可以按照文件名、标题、作者、关键词、摘要等多种条件对公文库中成千上万的公文进行快速检索。对于本次操作中的检索条件，您还可以保存起来，在下次检索的时候重新利用。
 

文档浏览与搜索模块具有以下特点：

☆ 与收发文处理形成统一整体：收文管理或者发文管理的最后一个环节中，系统会要求用户将文件归档，采用这种方式，公文处理模块与文档浏览模块形成一个统一的整体，做到文档的有效管理。
　　☆ 分级管理机制：可以在该模块中建立多个资料室，各资料室可以设置各自的管理员。由资料室管理员划分文件夹、设置访问权限，采用这种分级管理机制，大大增强了系统的实用性。例如，用户可以给每个部门建立一个资料室，由该部门自己管理文件。
　　☆ 支持各种文件格式：系统内嵌了梦龙文档浏览器，可以在系统中浏览各类文档，使用非常方便。
　　软件公司

☆ 自定义文档属性：支持文档分类，可以为各类文档定制各自的文档属性，非常实用、方便。

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